京都伏見にある杉田総合経営センターの経営コラム

経営コラム

フリー(無料)で使えるクラウド型ITツール2選

2018年10月1日
猛暑が終わったと思うと、急に肌寒い夜が多くなりましたね。寒暖の差で、ご体調を崩してはおられないでしょうか。
 
さて今回は、フリー(無料)で使える便利なクラウド型ITツールを2つご紹介します。
 
1.ChatWork(チャットワーク)
  ChatWorkは、日本に本社を置くChatWork株式会社が運営するクラウド型ビジネスチャットツールです。LINEのビジネス版といった感じでしょうか。1対1のチャット機能はもちろん、グループチャットによる大人数でのリアルタイムな情報交換が実現できます。タスク管理機能を備えており、例えば、上司が作ったタスクを部下がチェックを付けながらこなしていき、上司がその進捗状況をスマホで確認するといったことも可能です。ExcelやPDFの文書をクラウド上に保存し、チャットのメンバーで共有することもできます。同じ引出しに入った書類を、スマホやパソコンさえあれば、いつでもどこでも互いに閲覧できるといった感じです。
  特筆すべきは、ビデオ通話と画面共有機能です。ビデオ通話でフェーストゥーフェースの通話が可能であると同時に、自分のパソコン画面を相手に見せながら通話することができます。そうすることで、資料を相手に見せながら説明したり、部下の資料を遠隔で添削したりと、より対面に近いコミュニケーションを取ることができます。ただし、フリープランだと1対1のビデオ通話しかできません。有料プランであれば最大14人でビデオ通話・画面共有が可能です。音声通話のみであれば、フリープランでも100人まで同時通話が可能となっています。
  LINEを仕事で使うことに抵抗のある方も多いと思いますが、ChatWorkを使うことで、プライベートはLINE、仕事はChatWorkといった使い分けもできます。
 
2.Box(ボックス)
  Boxはクラウドストレージ上のフォルダにPCやスマホのデータを保存し、指定した相手と共有ができるITツールです。セキュリティの堅牢性に優れており、アメリカの大企業で多く普及しています。フォルダごとに、「誰が」「何を」してよいかを簡単に設定することができる、アクセス権限設定に優れています。
  パソコンに保存したデータは、パソコンの故障やサーバートラブルで、しばしば使用ができなくなります。そういう時も、Boxに保存しておけば、スマホや別のパソコンからアクセスすることが可能となります。
 
いかがでしたでしょうか。ほかにも有用なITツールはたくさんありますが、今回は私が実際に使っていて、その有用性を実感した2つを紹介いたしました。
 
上記2つは、IDとパスワードさえあれば、公共のパソコンや他者のスマホからでもアクセスできます(使い終わったらすぐにログアウトすることをお忘れなく)。まだお使いでない方は、まずは身近な友人や家族と試してみてください。その有用性が実感できるはずです。ひいては、職員同士の活発な情報共有を実現していただければ幸いです。